SDS su richiesta del cliente business: obblighi del venditore

Un cliente aziendale vi chiede via email la scheda di dati di sicurezza di un prodotto che gli avete venduto. Siete obbligati a inviarla? Entro quanto tempo? E cosa succede se il vostro fornitore a monte non ve l’ha mai consegnata? Queste domande riguardano ogni giorno migliaia di piccole e medie imprese che vendono prodotti chimici — detergenti, solventi, vernici, lubrificanti, reagenti — senza avere un ufficio di conformità dedicato.

La risposta normativa è nell’art. 31 del Reg. 1907/2006 REACH e nel Reg. 2020/878 che ha aggiornato l’allegato II. Questo articolo spiega quando scatta l’obbligo, chi è il responsabile lungo la catena di fornitura, cosa deve contenere la SDS consegnata e quali sono le conseguenze del mancato adempimento.

L’obbligo di fornitura della SDS: quando scatta

L’art. 31 par. 1 del Reg. 1907/2006 stabilisce che il fornitore di una sostanza o miscela deve consegnare una SDS al destinatario professionale (operatore B2B) nelle seguenti situazioni:

• Il prodotto è classificato come pericoloso ai sensi del Reg. 1272/2008 CLP (è sufficiente anche una sola classificazione di pericolo).
• La sostanza è persistente, bioaccumulabile e tossica (PBT) o molto persistente e molto bioaccumulabile (vPvB) secondo i criteri dell’allegato XIII REACH.
• La sostanza è inclusa nell’elenco delle sostanze candidate alla lista SVHC (Substances of Very High Concern) pubblicata da ECHA.

Attenzione: l’obbligo sussiste anche per miscele non classificate come pericolose se contengono almeno una sostanza classificata come pericolosa in concentrazioni superiori ai limiti di concentrazione individuali (art. 31 par. 3). Molti venditori trascurano questo punto, ritenendo erroneamente che se il prodotto finito non è classificato non sia necessaria la SDS.

La fornitura su richiesta: art. 31 par. 3 e par. 10

Esiste un secondo livello di obbligo, attivato dalla richiesta del cliente. L’art. 31 par. 3 prevede che il fornitore debba fornire la SDS anche per prodotti non classificati come pericolosi, su richiesta di un utente professionale, se:

• La miscela contiene sostanze pericolose in concentrazioni superiori all’1% in peso (0,2% per gas) oppure
• la miscela contiene sostanze con limiti di esposizione professionale (OEL) fissati dall’UE o dagli Stati membri.

In aggiunta, l’art. 31 par. 10 stabilisce che ogni fornitore a valle che riceve informazioni aggiornate sulla classificazione, sulla composizione o sui rischi del prodotto è tenuto a rivedere la propria SDS e a trasmetterla ai destinatari a valle entro i 12 mesi successivi dalla revisione, senza attendere una nuova richiesta.

Chi è il “fornitore” responsabile nella catena di distribuzione

Nella catena produttore → grossista → distributore → rivenditore → cliente finale (B2B), la responsabilità della SDS si posiziona in modo diverso a seconda del ruolo:

Un rivenditore che acquista merce già etichettata e imballata e la rivende senza modifiche non è tenuto a redigere una propria SDS, ma è tenuto a trasmettere quella del fornitore. Se non l’ha mai ricevuta o l’ha ricevuta solo in lingua straniera, deve sollecitare il proprio fornitore a monte prima di poter soddisfare la richiesta del cliente.

Tempistiche: quando consegnare la SDS

Il Reg. 1907/2006 prescrive che la SDS sia fornita “al più tardi al momento della prima fornitura del prodotto”. Per le forniture successive, il cliente può richiedere la SDS in qualsiasi momento e il venditore deve metterla a disposizione senza indebito ritardo.

Nella pratica operativa si considerano accettabili i seguenti comportamenti:

• SDS allegata automaticamente alla conferma d’ordine o al documento di trasporto per i prodotti classificati pericolosi.
• SDS disponibile in un’area riservata del portale clienti, con notifica attiva quando viene aggiornata.
• SDS inviata via email entro 24-48 ore dalla richiesta specifica per prodotti non pericolosi soggetti a fornitura su richiesta.

Il rifiuto o il ritardo prolungato a consegnare la SDS, specialmente dopo una richiesta formale scritta, può essere segnalato dall’acquirente all’autorità competente (ASL, NAS, ARPA) e costituire violazione del REACH.

Contenuto minimo della SDS consegnata al cliente

La SDS fornita deve rispettare il formato 16 sezioni previsto dall’allegato II aggiornato (Reg. 2020/878), valido obbligatoriamente dal 1° gennaio 2023. Non è ammissibile consegnare versioni precedenti basate sul vecchio allegato II (pre-2020) per prodotti la cui SDS è stata redatta o aggiornata dopo quella data. In particolare, la SDS deve includere le nuove informazioni richieste dal Reg. 2020/878 su:

• Numero UFI (Unique Formula Identifier) nelle sezioni 1 e 2, per miscele pericolose notificate al sistema PCN.
• Informazioni sulle nano-forme della sostanza (sezione 3) se applicabile.
• Aggiornamenti alle sezioni 8 (valori DNEL/PNEC) e 11 (tossicologia) per le sostanze registrate.

Il caso del cliente che acquista online (e-commerce B2B)

La vendita online di prodotti chimici a clienti professionali (es. un distributore che vende su marketplace o tramite proprio sito con VAT verification) non modifica gli obblighi normativi. La SDS deve comunque essere disponibile prima o al momento della fornitura: non è sufficiente indicare “disponibile su richiesta” nell’annuncio del prodotto se il cliente non può scaricarla autonomamente prima di ordinare.

Alcune piattaforme B2B (es. Alibaba, Amazon Business) richiedono l’upload della SDS come documento obbligatorio per la categoria prodotto. In assenza, il listing può essere rimosso. Indipendentemente dai requisiti della piattaforma, l’obbligo normativo REACH rimane in capo al venditore.

Aggiornamento della SDS e notifica proattiva ai clienti

Come accennato, l’art. 31 par. 10 REACH impone di aggiornare la SDS e trasmetterla ai clienti che hanno ricevuto la versione precedente (nei 12 mesi precedenti) quando intervengono modifiche sostanziali: nuova classificazione, variazione di composizione, nuove informazioni tossicologiche o ecotossicologiche, modifica delle misure di gestione del rischio. Non è necessario attendere una nuova richiesta: l’invio è proattivo.

Mantenere un registro dei clienti a cui è stata consegnata la SDS (con data e versione) è la prassi minima per poter dimostrare l’adempimento in caso di ispezione.

Domande frequenti

Quando un venditore è obbligato a fornire la SDS a un cliente business?

Il venditore è obbligato a fornire la SDS a qualsiasi destinatario professionale (operatore B2B) che ne faccia richiesta, se il prodotto è classificato come pericoloso ai sensi del Reg. CLP, se contiene sostanze PBT/vPvB o SVHC oltre le soglie previste, oppure se è un preparato non classificato ma contenente sostanze pericolose in concentrazioni superiori ai limiti individuali. L’obbligo è sancito dall’art. 31 del Reg. 1907/2006 REACH.

Entro quanti giorni il venditore deve consegnare la SDS dopo la richiesta?

Il Reg. 1907/2006 non fissa un termine tassativo in giorni, ma la SDS deve essere fornita al più tardi al momento della prima fornitura. In pratica, per forniture già in corso, la SDS deve essere consegnata non appena richiesta e in ogni caso prima che il destinatario utilizzi il prodotto. Ritardi prolungati o il rifiuto di fornirla sono sanzionabili dalle autorità di vigilanza.

Un distributore che rivende prodotti di terzi deve avere la SDS aggiornata del produttore?

Sì. Il distributore che immette un prodotto sul mercato UE senza modificarne la composizione e senza aggiungere il proprio marchio deve trasmettere a valle la SDS ricevuta dal fornitore a monte, aggiornata almeno alla versione più recente. Se il distributore applica il proprio brand (private label), diventa a tutti gli effetti fornitore responsabile e deve emettere una propria SDS.

La SDS fornita deve essere in italiano?

Sì, per i clienti business stabiliti in Italia la SDS deve essere in lingua italiana. Il venditore non può limitarsi a consegnare la versione in lingua straniera anche se il cliente è in grado di leggerla: l’obbligo di lingua ufficiale è previsto dall’art. 31 par. 5 REACH ed è verificato dalle autorità di controllo durante le ispezioni.

Cosa rischia un venditore che non consegna la SDS su richiesta?

Il mancato adempimento dell’obbligo di fornitura della SDS è una violazione del Reg. 1907/2006 REACH, recepita in Italia con il D.Lgs. 133/2009. Le sanzioni amministrative vanno da alcune migliaia a decine di migliaia di euro a seconda della gravità e della reiterazione. In caso di infortunio causato anche dalla mancata informazione sulle proprietà pericolose del prodotto, possono emergere responsabilità penali a carico del legale rappresentante.

Fonti ufficiali

• Reg. 1907/2006 REACH — art. 31, testo consolidato (EUR-Lex)
• Reg. 2020/878/UE — Allegato II aggiornato (EUR-Lex)
• ECHA — Guida REACH per le imprese