Caso pratico: bagnoschiuma private label

Avviare un prodotto bagnoschiuma in regime di private label sembra, in superficie, un processo semplice: si sceglie un terzista, si approva la formula, si stampa l’etichetta con il proprio logo. In realtà, ogni fase nasconde obblighi normativi precisi che ricadono sul marchio committente in quanto persona responsabile ai sensi del Regolamento (CE) n. 1223/2009. Un errore nella documentazione, nell’etichetta o nella notifica CPNP può bloccare il lancio, generare sanzioni o, peggio, esporre il consumatore a rischi non dichiarati.

Questo caso pratico ripercorre le verifiche essenziali da eseguire prima della messa in commercio di un bagnoschiuma in private label, con i punti critici che si incontrano più frequentemente nella pratica.

Chi è la persona responsabile nel private label

Il Reg. 1223/2009, art. 4, stabilisce che la persona responsabile è l’azienda stabilita nell’UE che immette il prodotto sul mercato. Nel modello private label, questo è il marchio committente, non il terzista produttore. Anche se tutta la formulazione e la produzione vengono delegate, il marchio resta titolare degli obblighi normativi: PIF, notifica CPNP, etichettatura corretta, gestione dei reclami e degli effetti indesiderati gravi.

Il contratto con il terzista può prevedere che questi predisponga la documentazione tecnica, ma la responsabilità giuridica non si trasferisce. Occorre quindi clausole contrattuali precise che definiscano chi produce quale documento, entro quando e con quali garanzie di aggiornamento.

La Product Information File (PIF): cosa verificare

Prima del lancio, il marchio deve disporre di una PIF completa ex art. 11 Reg. 1223/2009. Per un bagnoschiuma i contenuti minimi da controllare sono:

• Descrizione del prodotto cosmetico con nome commerciale, funzione dichiarata e categoria CPNP.
• Formula qualitativa e quantitativa: percentuali di ogni ingrediente, comprese le fragranze e i conservanti.
• Specifiche delle materie prime: schede tecniche, certificati di conformità, dati INCI.
• Descrizione del metodo di produzione e dichiarazione di rispetto delle GMP (ISO 22716:2007).
• Valutazione della sicurezza (safety assessment), firmata da un professionista con i requisiti dell’Allegato I del Regolamento.
• Dati di stabilità e microbiologici che supportino shelf life e PAO dichiarato.
• Prove dell’effetto vantato, se il bagnoschiuma reca claim specifici (es. “idratante”, “delicato per pelli sensibili”).
• Dati sugli effetti indesiderati noti e pregressi.

Un PIF incompleto al momento dell’ispezione da parte dell’autorità competente (in Italia, il Ministero della Salute) comporta una non conformità formale indipendentemente dalla sicurezza intrinseca del prodotto.

Etichettatura: gli errori più frequenti

L’art. 19 del Reg. 1223/2009 elenca gli elementi obbligatori in etichetta. Per un bagnoschiuma private label i punti critici sono:

• Nome e indirizzo della persona responsabile: deve essere il marchio committente, non il terzista.
• Paese di origine, se il prodotto è fabbricato fuori dall’UE.
• Contenuto nominale in peso o volume.
• Data di scadenza o PAO: se la shelf life supera 30 mesi, si usa il simbolo barattolo aperto con i mesi (es. “12M”). Se è inferiore a 30 mesi, è obbligatoria la data di scadenza preceduta dal simbolo “clessidra”.
• Precauzioni d’uso e avvertenze specifiche.
• INCI list in ordine decrescente di concentrazione (gli ingredienti sotto l’1% possono essere in ordine qualsiasi, ma comunque dopo quelli sopra l’1%). Le fragranze allergeniche sopra soglia vanno riportate per nome INCI, non solo come “parfum”.
• Numero di lotto per la tracciabilità.

Un errore comune è lasciare sull’etichetta il nome del terzista come persona responsabile, o usare un indirizzo straniero per un marchio italiano senza mandatario. Entrambe le situazioni creano irregolarità rilevabili a prima vista.

Allergeni da fragranza: dichiarazione in INCI

Il Regolamento (UE) 2023/1545 ha aggiornato e ampliato l’elenco degli allergeni da fragranza da dichiarare nell’INCI quando superano determinate soglie. Per i prodotti da risciacquo come il bagnoschiuma la soglia è 0,01% (p/p). Le sostanze incluse nell’elenco aggiornato — che comprende ora anche allergeni precedentemente non regolamentati come hydroxyisohexyl 3-cyclohexene carboxaldehyde (HICC) e Atranol — devono comparire esplicitamente nella lista INCI, non possono essere “assorbite” dalla voce generica “parfum”.

Il terzista dovrebbe fornire la dichiarazione di composizione della fragranza con l’elenco degli allergeni presenti e le relative concentrazioni nel prodotto finito. Se questa informazione manca o è incompleta, il marchio non è in grado di compilare correttamente l’etichetta e rischia di commercializzare un prodotto non conforme.

Notifica CPNP: tempistica e contenuti

La notifica nel Cosmetic Products Notification Portal (CPNP) è obbligatoria prima dell’immissione in commercio (art. 13 Reg. 1223/2009). Deve essere effettuata dalla persona responsabile, non dal terzista. I dati richiesti includono:

• Categoria del prodotto cosmetico.
• Nome commerciale del prodotto.
• Nome e indirizzo della persona responsabile.
• Paese di immissione in commercio.
• Formula (in formato strutturato, accessibile solo ai centri antiveleno) per le emergenze mediche.
• Immagine dell’etichetta.

Un errore frequente nel private label è notificare il prodotto sotto il nome del terzista o con una formula incompleta. La notifica deve rispecchiare esattamente il prodotto che verrà venduto, con la formula definitiva validata.

Claim e prove a supporto

Se il bagnoschiuma riporta claim come “idratante”, “delicato”, “testato dermatologicamente” o simili, il Regolamento (UE) n. 655/2013 impone che ogni claim sia veritiero, basato su prove adeguate e non fuorviante. Le prove devono essere incluse o richiamate nella PIF. Claim generici come “naturale” o “eco” sono soggetti a scrutinio crescente da parte delle autorità nazionali; occorre definire con precisione su cosa si fondano.

Domande frequenti

Chi è la persona responsabile in un contratto private label per cosmetici?

Nel private label la persona responsabile ai sensi dell’art. 4 del Reg. 1223/2009 è l’azienda committente (il marchio), che mette il proprio nome sul prodotto. Il contratto produttivo non sposta questa responsabilità sul terzista, a meno che il committente non sia extra-UE: in quel caso serve un mandatario stabilito nell’UE.

Quali documenti deve consegnare il terzista al marchio private label prima del lancio?

Il terzista deve fornire la Product Information File (PIF) completa, che include la formula qualitativa e quantitativa, le specifiche delle materie prime, la valutazione della sicurezza (safety assessment) firmata da un cosmetologo qualificato e i risultati dei test di stabilità e microbiologici.

Il terzista può scegliere il PAO senza coinvolgere il marchio?

No. Il PAO deve essere supportato dai dati di stabilità e microbiologia del prodotto finito. Spetta al safety assessor indicarlo nella safety assessment inclusa nella PIF; il terzista può proporre un valore, ma la validazione documentale è parte integrante della responsabilità della persona responsabile (il marchio).

Cosa succede se il bagnoschiuma private label contiene un allergene da dichiarare?

Le sostanze profumanti allergeniche sopra le soglie di dichiarazione devono essere riportate nell’INCI sull’etichetta. Per prodotti da risciacquo la soglia è 0,01%. Il marchio è responsabile della correttezza dell’etichetta, anche se la dichiarazione di composizione viene fornita dal terzista.

Come si registra un cosmetico nel portale CPNP?

La notifica nel CPNP deve essere effettuata dalla persona responsabile prima dell’immissione in commercio, con i dati previsti dall’art. 13 del Reg. 1223/2009: categoria prodotto, nome e indirizzo PR, paese di immissione, formula per emergenze mediche e foto dell’etichetta.

Fonti ufficiali

• Regolamento (CE) n. 1223/2009 — EUR-Lex
• CPNP — Cosmetic Products Notification Portal — Commissione europea
• Regolamento (UE) 2023/1545 — aggiornamento allergeni fragranza — EUR-Lex