UFI e notifica PCN
Codice UFI ed etichette: notifica ai centri antiveleni per le miscele pericolose.
In sintesi
- Sì, l’allegato VIII del Reg. 1272/2008 CLP pone l’obbligo di notifica in capo al soggetto che immette la miscela pericolosa sul mercato dell’Unione Europea.
- Devi fornire: (1) l’etichetta aggiornata con il codice UFI visibile; (2) la scheda SDS aggiornata ai sensi del Reg. 2020/878 con la sezione 1.1 che riporta l’UFI; (3) il numero di…
- No, non se il prodotto è classificato come miscela pericolosa e le scadenze normative applicabili sono già decororse (2021 per consumer, 2024 per professionali).
- Sì, il Regolamento 2020/878 (che ha aggiornato l’allegato II REACH sulla compilazione delle SDS) prevede che il codice UFI sia riportato nella sezione 1.1 della scheda di dati di…
Arriva la richiesta via email dal distributore: prima di inserire il tuo prodotto nel loro catalogo, vogliono la conferma della conformità UFI/PCN. Se non hai mai gestito questa procedura prima, la richiesta sembra burocratica e vaga. In realtà si tratta di un adempimento normativo preciso, con documenti specifici da preparare e verifiche da fare.
Questo caso pratico percorre la situazione dall’inizio: cosa sta chiedendo davvero il distributore, cosa devi avere in ordine, dove si trova il problema più comune e come risolverlo entro tempi ragionevoli.
Cosa sta chiedendo il distributore: la logica dell’obbligo
Il distributore che chiede la conformità UFI/PCN non lo fa per capriccio contrattuale. L’allegato VIII del Regolamento 1272/2008 CLP stabilisce che chiunque immetta sul mercato dell’UE una miscela pericolosa deve garantire che il prodotto sia notificato al sistema PCN (Poison Centre Notification) per ogni Stato membro di commercializzazione, e che il codice UFI compaia sull’etichetta.
Se il distributore rivende il tuo prodotto in Germania, Francia o Spagna senza che tu abbia già notificato per quei mercati, è lui a dover notificare — e per farlo ha bisogno dei dati di composizione. Se invece hai già notificato per tutti i mercati rilevanti, gli basta la prova della notifica e l’etichetta aggiornata con UFI.
La richiesta del distributore è quindi legittima e, nella maggior parte dei casi, urgente: molti distributori non inseriscono il prodotto in catalogo finché la documentazione non è completa.
Prima verifica: il prodotto è classificato come miscela pericolosa?
Il punto di partenza è la classificazione CLP del prodotto. L’obbligo UFI/PCN si applica esclusivamente alle miscele classificate come pericolose ai sensi del Reg. 1272/2008. Se il prodotto non ha alcuna classificazione di pericolo, non c’è obbligo di UFI né di notifica PCN.
Verifica concreta da fare:
- Controlla la sezione 2.1 della scheda SDS: se riporta classificazioni H-statement (es. H226, H315, H319, H317, H302, H336) il prodotto è classificato pericoloso.
- Se la SDS è vecchia o mancante, fai una valutazione della classificazione della miscela a partire dalle SDS delle materie prime componenti, usando il metodo convenzionale dell’allegato I CLP.
- Se il prodotto è venduto come non pericoloso ma contiene conservanti o solventi, controlla se le soglie di classificazione della miscela sono rispettate.
La checklist documentale da preparare
Una volta confermata la classificazione pericolosa, ecco i documenti che il distributore ha diritto di richiedere e che devi avere pronti:
- Etichetta CLP aggiornata con codice UFI chiaramente visibile (formato: UFI: XXXX-XXXX-XXXX-XXXX). Senza UFI l’etichetta è non conforme per qualsiasi prodotto la cui scadenza normativa è decorsa.
- Scheda SDS conforme al Reg. 2020/878 con UFI riportato nella sezione 1.1. Una SDS ancora basata sul vecchio allegato II (pre-2020) non è sufficiente.
- Prova della notifica PCN: il portale ECHA PCN Tool genera un “submission ID” che certifica la notifica effettuata per i mercati dichiarati. Non esiste un certificato ufficiale, ma il submission ID è documentazione accettata.
- Dichiarazione di copertura geografica: se il distributore opera in mercati aggiuntivi rispetto a quelli in cui hai già notificato, devi estendere la notifica PCN o fornire i dati composizione perché sia lui a notificare.
Il caso più comune: UFI presente sull’etichetta ma SDS non aggiornata
Nella pratica, l’errore che compare con più frequenza è questo: il produttore ha generato l’UFI, lo ha stampato sull’etichetta, ma la SDS è rimasta ferma al formato precedente e non riporta l’UFI nella sezione 1.1. Il Reg. 2020/878 è entrato in vigore con obbligo di applicazione dal 1° gennaio 2023 per le nuove SDS e dal 1° gennaio 2025 per le SDS già in circolazione.
Una SDS senza UFI in sezione 1.1, anche se il codice compare sull’etichetta fisica, è considerata incompleta rispetto agli obblighi di informazione sulla catena di fornitura. Il distributore — che è a sua volta fornitore verso i propri clienti — ha interesse a ricevere una SDS completa e aggiornata.
Soluzione: aggiorna la SDS inserendo il codice UFI in sezione 1.1, aggiorna la data di revisione e redistribuisci la SDS ai clienti esistenti.
Prodotto non ancora notificato: come procedere in tempi rapidi
Se la notifica PCN non è ancora stata fatta, i passi necessari sono nell’ordine seguente:
- Registrarsi al portale ECHA PCN Tool (echa.europa.eu) e creare un account per l’azienda.
- Generare l’UFI tramite lo strumento ECHA UFI Generator: serve il VAT number europeo e un numero di formulazione interno da 0 a 268.435.455.
- Aggiornare l’etichetta con l’UFI generato.
- Preparare la notifica PCN: dati del fornitore, nome commerciale, composizione con range di concentrazione, classificazione CLP, categoria SPC, mercati di commercializzazione.
- Trasmettere la notifica sul portale ECHA e conservare il submission ID come prova.
- Aggiornare la SDS con l’UFI in sezione 1.1.
I tempi variano in base alla completezza dei dati di formulazione disponibili: con dati già organizzati, la notifica di un singolo prodotto richiede da alcune ore a una giornata lavorativa. Se la composizione non è documentata in modo sistematico, i tempi si allungano nella fase di raccolta dati.
Errori da non commettere in questa situazione
- Non inventare dati di composizione: la notifica PCN contiene dati che verranno usati da medici in caso di emergenza. Dati errati possono causare trattamenti sbagliati. Meglio richiedere più tempo al distributore che trasmettere composizioni incomplete o inesatte.
- Non confondere UFI con numero SDS o codice articolo: sono codici distinti con funzioni diverse. Il distributore che chiede l’UFI non si accontenta del numero di revisione della SDS.
- Non notificare solo per l’Italia: se il distributore è europeo o distribuisce in più Paesi, la notifica deve coprire tutti i mercati rilevanti. Una notifica solo IT non copre la distribuzione in Francia.
- Non ritardare l’aggiornamento dell’etichetta fisica: la stampa dell’UFI sull’etichetta è un obbligo autonomo, non solo un elemento della notifica PCN. Prodotti già in magazzino con etichette senza UFI richiedono una procedura di rilabeling.
Hai ricevuto una richiesta di conformità UFI/PCN?
Possiamo aiutarti a preparare tutti i documenti necessari: generazione UFI, notifica PCN completa, aggiornamento SDS conforme al Reg. 2020/878, per ogni mercato europeo in cui operi.
Domande frequenti
Il distributore ha il diritto di chiedere la notifica PCN al fornitore?
Sì. L’allegato VIII CLP pone l’obbligo di notifica sul soggetto che immette la miscela pericolosa sul mercato UE. Se il distributore importa o rivende in un mercato non coperto, deve notificare lui stesso e ha diritto di ricevere i dati di composizione. Richiedere prova della notifica al fornitore è una prassi contrattuale legittima.
Cosa devo consegnare concretamente al distributore che chiede UFI e PCN?
Etichetta aggiornata con codice UFI, scheda SDS aggiornata al Reg. 2020/878 con UFI in sezione 1.1, e il submission ID della notifica PCN sul portale ECHA. Se il distributore deve notificare per nuovi mercati, anche la composizione nei range previsti dall’allegato VIII.
Se non ho ancora l’UFI, posso vendere comunque al distributore?
No, se il prodotto è classificato pericoloso e le scadenze sono già decororse (2021 per consumer, 2024 per professionali). Vendere senza UFI espone il fornitore a contestazioni e può bloccare la distribuzione. Meglio regolarizzare prima di qualsiasi fornitura successiva.
L’UFI deve comparire sulla scheda SDS oltre che sull’etichetta?
Sì. Il Reg. 2020/878 prevede che l’UFI sia riportato nella sezione 1.1 della SDS. Una SDS senza UFI per un prodotto che ne è obbligato è non conforme e va aggiornata prima di qualsiasi fornitura successiva.
Se vendo lo stesso prodotto con marchio del distributore (private label), chi deve fare la notifica PCN?
Il responsabile è il detentore del marchio (il distributore). La notifica PCN va effettuata a nome del distributore con UFI generato sul suo VAT number. Il produttore può fornire i dati di composizione in formato protetto (CBI) per consentire al distributore di completare la notifica autonomamente.
Fonti ufficiali
- Regolamento (CE) n. 1272/2008 CLP — EUR-Lex (versione consolidata)
- Portale ECHA — Poison Centre Notifications (PCN Tool)
- Regolamento (UE) 2020/878 — aggiornamento allegato II REACH (SDS) — EUR-Lex
Avvertenza. Questo articolo ha finalità informative e divulgative e riflette la normativa vigente alla data di pubblicazione. Non sostituisce la verifica tecnica del singolo prodotto e del caso specifico. A cura della Redazione di ChimicaConforme, consulenti in conformità chimica (REACH, CLP, SDS, ADR, biocidi, RENTRI).