UFI/PCN nel passaggio da distributore a importatore

Molte PMI italiane che operano nell’import/export di prodotti chimici si trovano a un certo punto a fare il salto: da rivenditore di prodotti di marchi stranieri a importatore diretto. Acquistano dal produttore asiatico o americano, importano in Unione Europea e immettono il prodotto sul mercato con il proprio nome o con quello originale del produttore. Questo cambiamento di ruolo non e solo commerciale: dal punto di vista regolatorio CLP, il soggetto che immette per primo un prodotto sul mercato SEE acquistando da un fornitore extra-UE e un importatore, con obblighi che i distributori non hanno.

Questo articolo analizza cosa cambia sul fronte UFI e PCN quando un’azienda effettua questo passaggio, quali adempimenti vanno svolti prima che il primo pallet entri nel territorio SEE, e come gestire la transizione per i prodotti gia in circolazione con etichette del vecchio regime.

La distinzione tra distributore e importatore nel Reg. 1272/2008

Il Reg. 1272/2008 CLP definisce con precisione le figure della catena di fornitura:

• Produttore: fabbrica la sostanza o la miscela all’interno del SEE.
• Importatore: persona fisica o giuridica stabilita nel SEE che introduce fisicamente una sostanza o miscela sul mercato SEE acquistandola da un paese terzo.
• Utilizzatore a valle: azienda che riceve il prodotto gia immesso sul mercato SEE da un produttore o importatore e lo usa o lo riformula.
• Distributore: persona che detiene una sostanza o miscela gia immessa sul mercato SEE per commercializzarla a terzi, senza modificarne la composizione.

Il punto cruciale e che il distributore di un prodotto gia immesso sul mercato SEE da un produttore o importatore UE non ha autonomi obblighi PCN sul medesimo prodotto — la notifica e gia stata fatta da chi ha immesso il prodotto. Quando invece si comincia ad acquistare direttamente dall’extra-UE e si importa nel SEE, si diventa il primo soggetto a immettere il prodotto: la responsabilita di notifica, classificazione ed etichettatura passa integralmente all’importatore.

Cosa deve fare il nuovo importatore prima della prima spedizione

L’ordine delle operazioni e importante: alcune vanno completate prima che il prodotto entri nel SEE, altre entro la prima commercializzazione. La sequenza raccomandata e:

1. Ottenere la SDS completa dal produttore extra-UE: deve essere conforme al Reg. 2020/878 (formato SDS 16 sezioni aggiornato). Se il produttore fornisce una SDS non conforme UE, l’importatore deve redigerla autonomamente.
2. Verificare o rifare la classificazione CLP: l’importatore e responsabile della classificazione ai sensi del Reg. 1272/2008. Se la classificazione del fornitore e basata su sistemi diversi (GHS americano, australiano, ecc.), va allineata alla versione CLP europea vigente.
3. Registrarsi al portale ECHA e ottenere il numero di societa: necessario per generare UFI validi.
4. Generare il codice UFI: tramite il generatore ECHA, usando il proprio numero di societa ECHA e un numero di formulazione interno scelto dall’importatore.
5. Effettuare la notifica PCN: completare il dossier sul portale ECHA PCN per ciascuno Stato membro in cui il prodotto sara commercializzato.
6. Aggiornare l’etichetta: il prodotto deve riportare il nuovo UFI generato dall’importatore, il nome e l’indirizzo dell’importatore nel SEE, e tutte le altre informazioni CLP obbligatorie.

Il codice UFI del produttore originale: vale ancora?

No. Il codice UFI e legato al soggetto che ha effettuato la notifica e al suo numero di societa ECHA. Se l’importatore usa il vecchio UFI del produttore originale extra-UE, il codice fa riferimento a una notifica che non e nella disponibilita dell’importatore e che probabilmente non e nemmeno stata effettuata da quel produttore per il mercato europeo. I centri antiveleni che consultano un UFI devono poter recuperare una notifica valida e accessibile: usare un UFI non proprio e un errore di conformita formalmente grave.

Gestione delle scorte etichettate con il vecchio UFI

Nella pratica, il passaggio da distributore a importatore e spesso graduale. Possono esserci giacenze di magazzino con etichette prodotte dal vecchio fornitore UE che aveva la notifica. Come gestire questa transizione:

Casi particolari: private label e co-immissione

Alcune situazioni specifiche complicano il quadro:

• Private label: se l’importatore acquista un prodotto dall’extra-UE e lo rivende con il proprio marchio (private label), e il soggetto che immette il prodotto sul mercato e ha tutti gli obblighi dell’importatore, incluso UFI e PCN propri.
• Distribuzione esclusiva con potere di modifica formula: se il distributore ha il diritto contrattuale di modificare la formula o di aggiungere ingredienti, non e piu un semplice distributore ma un formulatore, con implicazioni ancora piu significative sulla classificazione e sulla notifica.
• Rappresentante esclusivo (Only Representative): per le importazioni in cui il produttore extra-UE nomina un rappresentante esclusivo UE per gli obblighi REACH/CLP, e questo rappresentante che gestisce le notifiche PCN, non l’importatore fisico. Ma se l’importatore acquista da un produttore che non ha nominato un OR, gli obblighi ricadono sull’importatore.

Sanzioni e controlli: cosa verificano le autorita

I controlli doganali e di mercato possono verificare la presenza del codice UFI in etichetta e la corrispondenza con una notifica PCN valida. In Italia, la vigilanza e esercitata dalle ASL, dai NAS e dall’ISPRA per specifiche categorie. Le non conformita tipiche rilevate in fase di importazione sono:

• Assenza del codice UFI sull’etichetta
• UFI presente ma senza notifica corrispondente nel sistema ECHA
• SDS non conforme al Reg. 2020/878 (mancanza di sezioni, dati tossicologici carenti)
• Classificazione CLP non aggiornata all’ATP in vigore

Domande frequenti

Chi deve notificare al PCN quando un’azienda passa da distributore a importatore?

Quando un’azienda acquista direttamente da un produttore extra-UE e rivende nel SEE, diventa importatore e assume la responsabilita di immettere il prodotto sul mercato. E lei, e non il produttore extra-UE, a dover effettuare la notifica PCN e a dover generare e riportare in etichetta il codice UFI.

Il distributore che diventa importatore deve generare un nuovo UFI?

Si. Il codice UFI e legato al soggetto che effettua la notifica (identificato dal numero di societa ECHA). Cambiando il soggetto notificante, occorre generare un nuovo UFI associato alla propria partita IVA/numero di societa nel generatore ECHA.

Cosa succede alle etichette dei prodotti gia in magazzino?

I prodotti gia etichettati con il vecchio UFI del fornitore possono essere venduti fino all’esaurimento delle scorte, a condizione che la notifica PCN del nuovo importatore sia gia attiva prima della loro vendita. Dopo l’esaurimento, tutti i nuovi lotti devono riportare il nuovo UFI dell’importatore.

Un importatore deve riclassificare la miscela o puo usare la classificazione del produttore?

L’importatore puo usare la classificazione CLP del produttore originale, ma e responsabile della sua correttezza. Se la classificazione e errata o obsoleta, deve correggerla. E necessario ottenere dal fornitore la SDS aggiornata e verificare la conformita all’attuale Reg. 1272/2008.

Serve un numero EORI per fare la notifica PCN come importatore?

No. Per la notifica PCN serve registrarsi al portale ECHA e ottenere il numero di societa ECHA (diverso dal numero EORI). Il numero EORI serve alle dogane, non al portale ECHA PCN. La registrazione ECHA e gratuita.

Fonti ufficiali

• Regolamento (CE) n. 1272/2008 CLP — definizioni e obblighi degli operatori (EUR-Lex)
• Portale ECHA — Poison Centres Notification e generatore UFI
• Regolamento (UE) 2017/542 — formato armonizzato notifiche (EUR-Lex)