Numero di revisione e data della SDS: perché contano

Numero di revisione e data della SDS sono due indicatori che la maggior parte delle aziende legge senza interpretarli correttamente. Eppure, saper leggere questi dati permette di capire immediatamente se un documento è aggiornato, se il fornitore ha rispettato i propri obblighi di notifica e se la versione in uso è davvero quella corrente.

Questo articolo analizza cosa impone il Reg. (CE) 1907/2006 e il Reg. (UE) 2020/878 riguardo a data e numero di versione, quando il fornitore è obbligato ad aggiornare la SDS, e come strutturare una verifica interna efficace su questo aspetto specifico.

Dove si trovano data e numero di versione nella SDS

Il Reg. 2020/878, Allegato II, punto 1 della struttura della SDS, richiede che nella sezione 16 (Altre informazioni) sia indicata la data di compilazione o dell’ultima revisione della scheda. Il numero di versione (revisione) è un campo aggiuntivo previsto dallo stesso punto 1, anche se non sempre riportato come campo separato da tutti i fornitori.

Nella pratica editoriale del settore, il posizionamento più comune è:

• Sezione 16: “Data di compilazione/ultima revisione: GG/MM/AAAA — Versione/Revisione: N”
• Piè di pagina di ogni foglio: data e numero di revisione riportati come reference (pratica raccomandata, non obbligatoria).
• Sezione 1 (identificazione): alcuni fornitori riportano la data anche qui per facilitarne la lettura immediata.

Cosa dice la norma sull’obbligo di aggiornamento

L’articolo 31, comma 9 del Reg. 1907/2006 (REACH) definisce le tre condizioni che obbligano il fornitore ad aggiornare e trasmettere gratuitamente la SDS ai destinatari degli ultimi 12 mesi:

1. Emergono nuove informazioni che possono modificare la gestione del rischio o le misure di protezione (es. nuovi dati tossicologici, studi ecotossicologici, variazioni di classificazione).
2. È stata rilasciata o rifiutata un’autorizzazione ai sensi del titolo VII REACH.
3. È stata imposta una restrizione ai sensi del titolo VIII REACH per quella sostanza o miscela.

Non esiste, invece, un obbligo di aggiornamento periodico con scadenza fissa (ogni anno, ogni tre anni). Questo è un punto spesso frainteso: una SDS può rimanere legalmente invariata per anni se non si verificano le condizioni sopra indicate. Tuttavia, il Reg. 2020/878 ha introdotto requisiti formali più stringenti per le SDS redatte dopo il 1° gennaio 2023, e molte SDS precedenti risultano non conformi al nuovo formato.

Il Reg. 2020/878 e il formato obbligatorio dal 2023

Il Reg. (UE) 2020/878 ha modificato l’Allegato II del REACH, aggiornando il formato delle SDS. Le principali novità che impattano sulla data e sulla gestione delle revisioni:

Qualsiasi SDS ricevuta da un fornitore con data di redazione o ultima revisione antecedente al 1° gennaio 2023 deve essere considerata potenzialmente non conforme al nuovo formato. Questo non la rende automaticamente invalida per il contenuto tecnico, ma rende necessaria una verifica formale.

Come leggere il numero di revisione in modo operativo

Il numero di revisione (es. Rev. 3, Versione 4.0, Rev. 2023-01) ha valore operativo solo se:

• È progressivo: ogni nuova versione ha un numero superiore alla precedente.
• È associato alla data corrispondente: “Rev. 3 del 15/03/2024” è più informativo di “Rev. 3” senza data.
• Non viene azzerato ad ogni aggiornamento minore: alcune aziende usano numerazione decimale (1.0, 1.1, 2.0) per distinguere revisioni sostanziali da aggiornamenti formali.

Se ricevi una SDS con numero di revisione che sembra regredire (es. hai la Rev. 4 e il fornitore ti invia la Rev. 2), non sostituire automaticamente. Si tratta spesso di un errore di distribuzione (invio della versione sbagliata da database) o di un cambio di numerazione non comunicato. In questi casi, contatta il fornitore per chiarimento e documenta la richiesta.

SDS datate: quando chiedere l’aggiornamento al fornitore

Una SDS “vecchia” non è necessariamente non conforme, ma ci sono segnali concreti che giustificano una richiesta formale di aggiornamento al fornitore:

• La data è precedente al 1° gennaio 2023 e il documento non include il codice UFI (se la miscela è pericolosa).
• La sezione 2 non è allineata agli ultimi adattamenti al progresso tecnico (ATP) del CLP per sostanze presenti nella miscela.
• La sezione 9 non riporta tutti i parametri fisico-chimici previsti dal Reg. 2020/878 (viscosità cinematica, tensione superficiale, granulometria, ecc.).
• La sostanza o miscela è oggetto di restrizioni o autorizzazioni REACH pubblicate dopo la data della SDS.
• ECHA ha aggiornato la lista SVHC includendo sostanze presenti nella formulazione dopo la data della SDS.

Tracciabilità delle versioni: come organizzare l’archivio

Un archivio SDS efficace traccia le versioni nel tempo, non solo l’ultima disponibile. La struttura minima raccomandata:

• Registro (Excel o database) con: nome prodotto, numero CAS principale, nome fornitore, data ricezione, numero revisione, data SDS, ubicazione del file.
• Cartelle distinte per versione corrente e archivio storico, con nomenclatura standardizzata (es. PRODOTTO_vN_AAAA-MM.pdf).
• Processo documentato per la sostituzione: chi riceve la nuova SDS, chi verifica il contenuto, chi aggiorna il registro, chi sostituisce la versione nei reparti.
• Notifica alle figure interessate (RSPP, medico competente, responsabile magazzino) a ogni aggiornamento che modifica le sezioni 2, 8, 11 o 15.

Responsabilità legale legata alla versione utilizzata

In caso di infortunio o contenzioso, la versione della SDS in uso al momento dell’evento è un documento chiave. Se risulta che l’azienda disponeva di una versione aggiornata (ricevuta dal fornitore) ma continuava a usare una versione precedente, si configura una mancata adozione delle misure di gestione del rischio disponibili, con potenziali implicazioni penali ai sensi del D.Lgs. 81/2008 in capo al datore di lavoro e al RSPP.

Conservare le versioni storiche e documentare le date di ricezione e distribuzione non è un formalismo: è la prova che, al momento in cui il rischio si è materializzato, l’azienda stava operando con le informazioni più aggiornate disponibili.

Domande frequenti

Dove si trovano numero di revisione e data nella SDS?

Il Reg. 2020/878 (Allegato II, punto 1) impone che data e numero di versione siano riportati nella sezione 16. Molti fornitori li inseriscono anche nel piè di pagina o nella sezione 1: è una buona pratica ma non obbligatoria.

Quando un fornitore è obbligato a inviare una SDS aggiornata?

Ai sensi del REACH art. 31, comma 9, il fornitore deve inviare gratuitamente la SDS aggiornata ogni volta che emergono nuove informazioni rilevanti per la gestione del rischio, viene rilasciata/rifiutata un’autorizzazione, o viene imposta una restrizione. Non esiste un obbligo di aggiornamento periodico a scadenza fissa.

Una SDS datata 5 anni fa è ancora valida?

Dipende. Se la formulazione non è cambiata e il documento rispetta il Reg. 2020/878 (incluso UFI, se applicabile), non c’è obbligo formale di aggiornamento basato sulla data. In pratica, una SDS di 5 anni fa difficilmente è conforme al nuovo formato, e questo è un problema concreto in sede di ispezione.

Se ricevo una SDS con numero di revisione inferiore a quella che ho già, cosa faccio?

Non sostituire la tua versione più recente. Segnala al fornitore l’incongruenza: probabilmente è un errore di distribuzione. Mantieni la versione con numero di revisione più alto come attiva e documenta la segnalazione.

Il numero di revisione è obbligatorio o può mancare nella SDS?

Il Reg. 2020/878 prevede il numero di versione come campo in sezione 16. La sua assenza non invalida automaticamente la SDS ma è una lacuna formale contestabile e rende impossibile verificare l’ordine cronologico delle revisioni.

Fonti ufficiali

• Regolamento (CE) 1907/2006 REACH, art. 31 — EUR-Lex
• Regolamento (UE) 2020/878 — Allegato II formato SDS — EUR-Lex
• Guida alla compilazione delle SDS — ECHA