Come generare un codice UFI passo passo

Ogni prodotto chimico pericoloso che entra nel mercato europeo deve essere notificato al sistema PCN (Poison Centre Notification) con un codice UFI univoco. Molte aziende affrontano il processo per la prima volta e si trovano di fronte a strumenti ECHA non intuitivi, requisiti di formato precisi e scadenze che variano per Stato membro. Un errore in questa fase non significa solo una notifica respinta: significa che il vostro prodotto non può essere etichettato né venduto legalmente.

Questa guida percorre l’intero processo di generazione del codice UFI, dalla comprensione della logica algorítmica alle istruzioni operative sul portale ECHA, fino all’inserimento corretto sull’etichetta e nella scheda dati di sicurezza. Al termine saprete esattamente quando generare un nuovo codice e quando quello esistente resta valido.

Cos’è il codice UFI: struttura e logica di calcolo

Il codice UFI — Unique Formula Identifier — è definito dall’allegato VIII del Regolamento 1272/2008 CLP (modificato dal Regolamento delegato 2017/542). Si tratta di una stringa alfanumerica di 16 caratteri, strutturata in quattro gruppi separati da trattini, ad esempio UFI: Q840-D0KF-F00K-TD9A. Il formato visualizzato sull’etichetta prevede sempre il prefisso “UFI:” seguito dal codice.

La generazione non è casuale: il codice è calcolato matematicamente da due input:

• VAT number aziendale (partita IVA, preceduta dal prefisso paese, es. IT12345678901).
• Numero di formulazione: un intero scelto dall’azienda, tipicamente un identificativo interno della formula.

L’algoritmo ECHA è deterministico: gli stessi input producono sempre lo stesso UFI. Questo garantisce che due sistemi diversi (portale ECHA e sistema aziendale) generino codici identici partendo dagli stessi dati, rendendo l’UFI verificabile senza comunicazione diretta con ECHA.

Prerequisiti prima di iniziare

Prima di aprire il generatore ECHA, è utile avere a portata di mano:

• Il VAT number completo dell’azienda responsabile dell’immissione in commercio (non del produttore della materia prima).
• Un sistema di numerazione interno delle formule: può essere una colonna del gestionale, un ID di ricetta, o anche una semplice numerazione progressiva su foglio di calcolo.
• La classificazione CLP della miscela, per verificare che l’obbligo UFI/PCN si applichi davvero (vedi sezione “Quando l’obbligo scatta”).
• Il SDS aggiornato secondo Reg. 2020/878 dove andrà riportato l’UFI nella sezione 1.1.

Quando l’obbligo UFI e PCN scatta: miscele incluse ed escluse

L’obbligo si applica a tutte le miscele immesse sul mercato UE classificate come pericolose per la salute umana o per gli effetti fisici (es. infiammabili, esplosive, comburenti). Non si applica a:

• Miscele classificate solo come pericolose per l’ambiente (es. aquatic chronic 1 senza altra classificazione).
• Miscele destinate esclusivamente a uso scientifico e industriale con accesso controllato (esenzione ex art. 45, par. 1, lett. d).
• Medicinali, alimenti, mangimi e cosmetici soggetti ad altri sistemi normativi.

Passo 1: accedere al generatore UFI di ECHA

Il generatore è disponibile all’indirizzo https://ufi.echa.europa.eu/ e non richiede registrazione. L’interfaccia è disponibile in tutte le lingue UE. I passaggi sono:

1. Selezionare il tipo di identificativo fiscale: VAT number (il più comune per le imprese UE) oppure codice LEI o altro identificativo riconosciuto.
2. Inserire il VAT number nel campo dedicato, con prefisso paese (es. IT, DE, FR). Il sistema valida il formato automaticamente.
3. Inserire il numero di formulazione scelto dall’azienda: può essere qualsiasi intero da 0 a 268.435.455 (2²⁸ – 1). Tenete traccia di questo numero nel vostro sistema gestionale: sarà la chiave per rigenerare lo stesso UFI in futuro.
4. Cliccare su “Genera UFI”. Il codice compare immediatamente nel formato standard a 4 gruppi.

Passo 2: abbinare l’UFI alla notifica PCN nel portale ECHA

La generazione dell’UFI è solo il primo atto. Il codice non ha valore normativo finché non viene abbinato a una notifica PCN validata nel portale ECHA (IUCLID Cloud o PCN Portal). I passaggi successivi:

1. Aprire il PCN Portal ECHA (https://poisoncentres.echa.europa.eu/) e autenticarsi con account ECHA.
2. Creare una nuova notifica o selezionare una bozza esistente.
3. Nel campo “UFI”, inserire il codice generato al passo precedente. Il portale valida il formato.
4. Completare la sezione sulla composizione della miscela: componenti, range di concentrazione, codici CAS/EC, classificazione CLP di ciascun ingrediente.
5. Selezionare i Paesi di distribuzione: la notifica è centralizzata, ma occorre spuntare ogni Stato membro dove il prodotto sarà venduto.
6. Inviare e attendere la conferma di avvenuta notifica (numero di riferimento PCN).

Solo dopo la ricezione del numero PCN il prodotto è formalmente notificato e può circolare legalmente nei mercati selezionati.

Passo 3: inserire l’UFI sull’etichetta e nella SDS

L’UFI deve comparire in due luoghi obbligatori:

• Etichetta CLP: nell’area delle informazioni supplementari (sezione EUH o sotto le indicazioni di pericolo), con il prefisso “UFI:” in maiuscolo. La dimensione minima del carattere segue le regole generali dell’etichetta CLP (art. 17 Reg. 1272/2008).
• Scheda dati di sicurezza (SDS): sezione 1.1, subito dopo la denominazione del prodotto, secondo il formato indicato nell’allegato II del Reg. 2020/878.

Se il prodotto è venduto sfuso senza etichetta individuale, l’UFI deve comunque comparire nei documenti di accompagnamento della spedizione.

Quando generare un nuovo UFI: le soglie di modifica della formula

Questa è la domanda più frequente in fase operativa. La risposta dipende dalla natura della variazione:

• Nuovo UFI obbligatorio: modifica qualitativa della formula (aggiunta o rimozione di un componente), o modifica quantitativa che supera le soglie di tolleranza dell’allegato VIII del CLP (tipicamente ±5 pp per componenti presenti in concentrazione >10%, o ±1 pp per sostanze con classificazione CMR).
• UFI esistente valido: cambiamento di colore, odore, nome commerciale, imballaggio, etichetta grafica — senza modifica della composizione chimica oltre le soglie.
• Caso limite: sostituzione di un fornitore per lo stesso componente con un ingrediente “equivalente” può richiedere verifica caso per caso, specialmente se la purezza o le impurezze rilevanti cambiano.

Errori comuni e come evitarli

Dall’esperienza su centinaia di notifiche, i problemi ricorrenti sono:

• VAT number errato o senza prefisso paese: genera un UFI matematicamente valido ma che non corrisponde alla vostra azienda. La verifica avviene solo alla notifica PCN.
• Numero di formulazione perso: senza il numero originale non è possibile rigenerare lo stesso UFI. Tenete un registro obbligatorio — un semplice foglio Excel con colonne UFI / VAT / numero formulazione / nome prodotto / data è sufficiente.
• UFI non aggiornato dopo reformulation: il prodotto circola con una notifica PCN che descrive una composizione diversa da quella reale. In caso di incidente, i dati trasmessi al centro antiveleni sarebbero fuorvianti.
• Etichetta senza “UFI:” prefisso: il codice alfanumerico nudo non è riconoscibile. Il prefisso è obbligatorio per norma.

Domande frequenti

Cos’è il codice UFI e a cosa serve?

Il codice UFI (Unique Formula Identifier) è un identificativo alfanumerico di 16 caratteri che collega univocamente un prodotto chimico pericoloso alla sua notifica PCN nel portale ECHA. Serve ai centri antiveleni per recuperare rapidamente la composizione esatta della miscela in caso di incidente.

Chi è obbligato a generare il codice UFI?

Ogni azienda che immette sul mercato UE miscele classificate come pericolose per la salute o per effetti fisici (art. 45 Reg. 1272/2008 CLP) è obbligata a generare un UFI e a includerlo sull’etichetta e nella notifica PCN.

Quante volte devo generare un nuovo UFI?

Un nuovo UFI è necessario ogni volta che la formulazione cambia in modo significativo, ovvero quando varia la composizione qualitativa o quantitativa della miscela oltre le soglie di tolleranza previste dall’allegato VIII del Reg. CLP. Variazioni di imballaggio o di etichetta senza modifica della formula non richiedono nuovo UFI.

Il codice UFI può essere usato per più mercati?

Sì. Il PCN Portal ECHA è centralizzato: la stessa notifica con lo stesso UFI può coprire più Stati membri. Occorre però selezionare ogni Paese di distribuzione nella notifica e verificare che l’etichetta riporti il numero telefonico del centro antiveleni locale.

Dove si genera il codice UFI?

Il codice UFI si genera gratuitamente sul sito ECHA tramite il UFI Generator (https://ufi.echa.europa.eu/). Inserendo il VAT number aziendale e un numero di formulazione interno, il sistema calcola automaticamente il codice a 16 caratteri.

Fonti ufficiali

• ECHA UFI Generator — Generatore ufficiale del codice UFI
• Regolamento delegato (UE) 2017/542 — Allegato VIII CLP (EUR-Lex)
• ECHA Poison Centres — PCN Portal ufficiale