Comunicazione lungo la catena di approvvigionamento REACH

La conformità REACH non si esaurisce con la registrazione di una sostanza: ogni anello della filiera chimica ha l’obbligo di trasmettere informazioni di sicurezza puntuali a chi acquista o utilizza il prodotto. Fabbricanti, importatori, distributori e utilizzatori a valle formano una rete in cui una lacuna informativa in un punto si traduce in responsabilità giuridica e rischio concreto per la sicurezza.

Questa guida esamina gli obblighi di comunicazione stabiliti dagli articoli 31-36 del Regolamento (CE) 1907/2006, le responsabilità per ciascun ruolo nella catena e le verifiche operative da eseguire prima di immettere o distribuire un prodotto chimico sul mercato europeo.

Il quadro normativo: articoli 31-36 REACH

Il Titolo IV del Regolamento (CE) 1907/2006 disciplina interamente la comunicazione nella catena di approvvigionamento. I punti chiave sono:

• Art. 31: obblighi di fornitura della scheda di dati di sicurezza (SDS).
• Art. 32: obbligo di comunicazione in assenza di SDS obbligatoria (es. sostanze non pericolose ma registrate, con scenari di esposizione).
• Art. 33: obbligo di notifica SVHC negli articoli.
• Art. 34: obbligo degli utilizzatori a valle e distributori di comunicare nuove informazioni sul rischio al fornitore a monte.
• Art. 35: diritto di accesso alle informazioni per i lavoratori.
• Art. 36: obbligo di conservazione dei documenti per 10 anni.

Quando è obbligatoria la scheda di dati di sicurezza

La SDS è lo strumento principale di comunicazione REACH. Il fornitore deve fornirla gratuitamente in formato elettronico o cartaceo per:

• Sostanze e miscele classificate come pericolose ai sensi del Regolamento (CE) 1272/2008 (CLP).
• Sostanze PBT (persistenti, bioaccumulabili e tossiche) o vPvB.
• Sostanze incluse nell’elenco delle SVHC (Candidate List ECHA).
• Miscele non classificate come pericolose, ma solo su richiesta dell’utilizzatore professionale, purché la miscela contenga sostanze che superino determinate soglie di concentrazione.

La SDS deve seguire il formato in 16 sezioni stabilito dal Regolamento (UE) 2020/878, che ha aggiornato il precedente Reg. (UE) 453/2010 con nuovi requisiti su nanomateriali, sostanze endocrine disruptors e informazioni sulle miscele.

Il Regolamento (UE) 2020/878: novità principali per la SDS

Dal 1° gennaio 2023 è diventato obbligatorio utilizzare il formato SDS aggiornato introdotto dal Reg. (UE) 2020/878. Le principali novità rispetto al precedente formato includono:

Scenari di esposizione e SDS estesa

Quando una sostanza è soggetta a registrazione con Chemical Safety Report (CSR), il fabbricante o importatore elabora scenari di esposizione (ES) che descrivono le condizioni di uso sicuro. Questi scenari devono essere allegati alla SDS come appendice, formando la cosiddetta SDS estesa (eSDS).

L’utilizzatore a valle ha due opzioni:

1. Operare entro le condizioni dello scenario di esposizione ricevuto (uso coperto).
2. Notificare all’ECHA un uso non coperto e, se necessario, redigere un proprio Chemical Safety Report (CSR), oppure chiedere al fornitore di includere il nuovo uso nell’aggiornamento della registrazione.

Ignorare la SDS estesa o utilizzare la sostanza al di fuori degli scenari di esposizione senza notifica espone l’azienda a sanzioni amministrative e a responsabilità in caso di incidente.

Obblighi di notifica per le sostanze SVHC negli articoli

L’articolo 33 del Regolamento (CE) 1907/2006 impone che ogni fornitore di un articolo (oggetto fisico con forma finale determinante la funzione) che contenga una sostanza SVHC in concentrazione superiore allo 0,1% (p/p) debba:

• Informare il destinatario professionale del nome della sostanza SVHC presente nell’articolo e delle istruzioni per un uso sicuro.
• Informare il consumatore finale che ne faccia richiesta, entro 45 giorni dalla richiesta.
• Notificare all’ECHA tramite il database SCIP (Substances of Concern in Products) qualora l’articolo venga immesso sul mercato UE e contenga SVHC >0,1% p/p nell’articolo.

La Candidate List ECHA viene aggiornata regolarmente (in genere due volte l’anno). Mantenere un sistema di monitoraggio automatico della Candidate List è fondamentale per non perdere i nuovi inserimenti.

Responsabilità degli utilizzatori a valle: comunicazione verso monte

La comunicazione non è solo discendente. L’articolo 34 REACH impone agli utilizzatori a valle e ai distributori di trasmettere verso il fornitore a monte qualsiasi nuova informazione che potrebbe mettere in discussione le misure di gestione del rischio indicate nella SDS:

• Nuove evidenze tossicologiche o ecotossicologiche emerse dall’uso del prodotto.
• Incidenti o quasi-incidenti occorsi durante l’uso.
• Informazioni sugli usi che l’utilizzatore a valle desidera vengano coperti nella SDS del fornitore.

Questa retroazione è spesso trascurata nella pratica, ma è un obbligo normativo che consente al fornitore di aggiornare il dossier di registrazione ECHA.

Conservazione dei documenti: l’obbligo dei 10 anni

L’articolo 36 del Regolamento (CE) 1907/2006 stabilisce che tutte le informazioni utilizzate per adempiere agli obblighi REACH devono essere conservate per un periodo minimo di 10 anni dall’ultima fornitura della sostanza, della miscela o dell’articolo. Questo include:

• SDS ricevute e trasmesse (tutte le versioni, con data di emissione).
• Notifiche SVHC inviate e ricevute.
• Scenari di esposizione e valutazioni interne.
• Corrispondenza relativa a usi comunicati al fornitore.
• Dossier di registrazione e relativi aggiornamenti (per fabbricanti/importatori).

Un sistema di gestione documentale strutturato, anche semplice, è indispensabile per rispettare questo obbligo e per gestire eventuali ispezioni da parte delle autorità competenti nazionali.

Lingua e validità della SDS

La SDS deve essere redatta nella o nelle lingue ufficiali degli Stati membri in cui la sostanza o la miscela è immessa sul mercato. Un importatore italiano che acquista da un fornitore spagnolo deve garantire ai propri clienti una SDS in italiano. L’uso di SDS esclusivamente in lingua straniera non è conforme al REACH anche se il contenuto tecnico è corretto.

La traduzione deve essere accurata e non può alterare il contenuto tecnico. In caso di aggiornamento della SDS da parte del fornitore originale, anche la versione tradotta deve essere aggiornata e ridistribuita entro i tempi previsti.

Checklist operativa per la gestione della catena di comunicazione

• Verificare che tutte le SDS ricevute siano nel formato Reg. (UE) 2020/878 (16 sezioni, data di revisione esplicita).
• Controllare che le sostanze nei prodotti acquistati non siano presenti nella Candidate List ECHA con concentrazione >0,1% p/p negli articoli finali.
• Trasmettere ai clienti professionali le SDS aggiornate entro i termini (immediata in caso di nuova classificazione; altrimenti alla prima consegna successiva all’aggiornamento).
• Implementare un sistema di risposta alle richieste SVHC dei consumatori finali (entro 45 giorni).
• Mantenere un registro delle SDS con numero di versione, data e destinatari.
• Archiviare tutta la documentazione REACH per almeno 10 anni.

Domande frequenti

Che cos’è la comunicazione lungo la catena di approvvigionamento REACH?

È l’obbligo, sancito dagli articoli 31-36 del Regolamento (CE) 1907/2006, di trasmettere informazioni sulla sicurezza chimica (SDS, notifiche SVHC) tra fabbricanti, importatori, distributori e utilizzatori a valle lungo tutta la filiera.

Quando è obbligatoria la scheda di dati di sicurezza?

La SDS è obbligatoria per sostanze e miscele classificate come pericolose ai sensi del CLP, per sostanze PBT/vPvB, per sostanze incluse nell’elenco SVHC, e su richiesta dell’utilizzatore a valle per miscele non classificate. Il formato aggiornato segue il Regolamento (UE) 2020/878.

Cosa deve fare un importatore quando riceve una SDS da un fornitore extra-UE?

L’importatore, che assume il ruolo di fabbricante ai sensi REACH, deve verificare la conformità della SDS al Regolamento (UE) 2020/878, aggiornarla se incompleta, tradurla nella lingua ufficiale dello Stato di destinazione e trasmetterla ai propri clienti insieme alla merce.

Cosa sono le notifiche SVHC e chi deve trasmetterle?

Secondo l’articolo 33 REACH, ogni fornitore di un articolo che contiene una sostanza SVHC in concentrazione superiore allo 0,1% (p/p) deve informare il destinatario professionale del nome della sostanza e delle istruzioni per un uso sicuro. In caso di richiesta del consumatore finale, la notifica deve avvenire entro 45 giorni.

Come devono essere archiviati i documenti di comunicazione REACH?

L’articolo 36 REACH impone di conservare tutte le informazioni necessarie per adempiere agli obblighi (SDS, notifiche, scenari di esposizione, usi identificati) per almeno 10 anni dall’ultima fornitura della sostanza o miscela.

Fonti ufficiali

• Regolamento (CE) 1907/2006 REACH — EUR-Lex (versione consolidata)
• Regolamento (UE) 2020/878 — formato SDS aggiornato — EUR-Lex
• ECHA — Comprendere il REACH: guida per gli operatori della catena di approvvigionamento