UFI in etichetta CLP: dove va e come si presenta

Dal 2021 ogni miscela chimica pericolosa venduta nell’Unione Europea deve riportare in etichetta un codice a 16 caratteri: l’UFI, o Unique Formula Identifier. Il suo scopo non è decorativo: serve ai centri antiveleni per accedere in tempo reale alla composizione esatta del prodotto in caso di emergenza medica. Chi vende prodotti formulati — vernici, detergenti, adesivi, lubrificanti — deve capire dove posizionare questo codice, come generarlo correttamente e quando è necessario aggiornarlo.

Questa guida analizza nel dettaglio le prescrizioni del Reg. (UE) 2017/542 e dell’Allegato VIII del Reg. (CE) 1272/2008, il funzionamento del portale PCN dell’ECHA e i casi pratici che le PMI incontrano più frequentemente durante la messa a punto delle etichette CLP.

Che cos’è l’UFI e a cosa serve

L’UFI (‘Unique Formula Identifier’) è un identificatore univoco di 16 caratteri alfanumerici introdotto dal Reg. (UE) 2017/542, che ha modificato l’Allegato VIII del Reg. (CE) 1272/2008. Ogni UFI lega in modo biunivoco una specifica formulazione alla relativa notifica deposited nel portale PCN (Poison Centre Notification) dell’ECHA.

Quando un consumatore o un operatore professionale è esposto accidentalmente a una miscela pericolosa, il medico del pronto soccorso o l’operatore del centro antiveleni inserisce l’UFI nel portale ECHA: in pochi secondi ottiene la composizione dettagliata del prodotto, compresi i componenti dichiarati in forma confidenziale. Senza l’UFI, il recupero di queste informazioni richiederebbe minuti preziosi.

Ambito di applicazione e calendario delle scadenze

L’obbligo si applica alle miscele pericolose ai sensi del Reg. (CE) 1272/2008, quando immesse sul mercato UE. Non riguarda le sostanze pure. Le date di applicazione sono state scaglionate per settore:

Dal 1° gennaio 2025 non è più possibile avvalersi delle notifiche nazionali precedenti: tutti i prodotti devono avere notifica PCN aggiornata e UFI in etichetta.

Come si genera l’UFI: il tool ECHA

La generazione è gratuita tramite il UFI Generator disponibile sul sito ECHA. Il procedimento richiede due parametri:

• VAT number dell’azienda notificante (o il codice alternativo per soggetti privi di partita IVA UE).
• Numero di formulazione: un numero intero scelto liberamente dall’azienda per identificare questa specifica miscela nel proprio sistema interno.

L’algoritmo combina i due valori producendo un codice come UFI: Q490-N06D-F00J-CR56. Lo stesso codice deve essere inserito sia nella notifica PCN che sull’etichetta fisica del prodotto. Non esiste un registro pubblico degli UFI: il codice ha significato solo se abbinato alla notifica depositata.

Un’azienda può generare quanti UFI vuole per prodotti diversi. È buona prassi tenere un registro interno che associa ogni UFI al prodotto, alla versione di formulazione e alla data di notifica PCN.

Dove e come si riporta l’UFI in etichetta

L’Allegato VIII specifica che l’UFI deve figurare nelle informazioni supplementari dell’etichetta CLP, vale a dire nella sezione che può contenere informazioni aggiuntive oltre agli elementi obbligatori (pittogrammi, avvertenza, indicazioni di pericolo H, consigli di prudenza P).

Le regole formali sono le seguenti:

• Il codice deve essere preceduto dal prefisso obbligatorio ‘UFI:’ (con i due punti, senza spazio dopo).
• Deve essere visibile, leggibile e indelebile: stessa leggibilità richiesta per gli altri elementi CLP.
• Può figurare anche sulla scheda dati di sicurezza (SDS) in sezione 1, ma l’etichetta rimane il supporto obbligatorio primario.
• Non è richiesta una posizione specifica nell’etichetta (es. ‘in basso a destra’): conta che sia identificabile come UFI e non confuso con altri codici interni.

Per i prodotti con etichetta molto piccola (es. cartucce monouso o flaconcini sotto 10 ml) si applicano le regole di deroga dimensionale già previste dall’art. 31 del Reg. (CE) 1272/2008, ma l’UFI non può essere omesso: va eventualmente riportato sull’imballaggio esterno.

Quando l’UFI va aggiornato

Non ogni modifica di formulazione richiede un nuovo UFI. L’Allegato VIII prevede soglie di tolleranza entro cui una variazione di concentrazione è accettabile senza rigenerate l’UFI e la notifica PCN. Le soglie sono definite per fascia di concentrazione del componente:

• Fino al 25%: variazione tollerata del ±20% relativo.
• Oltre il 25% fino al 100%: soglie progressivamente più restrittive.

Un nuovo UFI è invece sempre necessario quando:

• Si aggiunge o rimuove un componente pericoloso.
• Cambia la classificazione CLP del prodotto finito.
• Cambia l’uso previsto (es. da professionale a consumer).
• La variazione di concentrazione supera la soglia di tolleranza applicabile.

In presenza di dubbi, la scelta conservativa è generare un nuovo UFI e aggiornare la notifica PCN: il costo è zero e la trasparenza verso i centri antiveleni è massima.

La notifica PCN: struttura e contenuti richiesti

L’UFI non è sufficiente da solo: deve essere abbinato a una notifica PCN depositata tramite il portale ECHA, che contiene le informazioni di composizione del prodotto. La notifica include:

• Identità del prodotto (nome commerciale, UFI, classificazione CLP).
• Composizione chimica: sostanze e concentrazioni, con possibilità di dichiarazione in fascia (‘range’) per componenti sensibili dal punto di vista della riservatezza commerciale.
• Informazioni tossicologiche rilevanti per il trattamento di emergenza.
• Informazioni sull’imballaggio e sugli usi previsti.

Le notifiche sono accessibili ai centri antiveleni autorizzati degli Stati membri tramite un portale dedicato. Il fornitore può scegliere di notificare a livello EU centralizzato (preferibile) oppure stato per stato per i Paesi che non utilizzano ancora il portale ECHA.

Errori frequenti nella gestione dell’UFI

Nel corso di audit su etichette CLP, emergono ricorrentemente alcune tipologie di non conformità:

• UFI mancante su prodotti messi sul mercato dopo le rispettive scadenze: è la violazione più semplice e anche la più comune.
• UFI presente in etichetta ma assente nella notifica PCN: il codice non ha significato se non c’è una notifica depositata che lo supporta.
• Notifica PCN non aggiornata dopo modifiche di formulazione: l’UFI in etichetta non corrisponde più alla composizione reale del prodotto.
• Prefisso ‘UFI:’ assente o errato: scrivere solo il codice senza il prefisso è formalmente non conforme.
• UFI generato con VAT errato: se l’UFI è stato generato con un codice fiscale sbagliato, la corrispondenza con la notifica PCN viene a cadere.

Applicazione pratica: checklist per un produttore di miscele

Se sei un formulatore o un importatore che mette sul mercato UE miscele pericolose, il flusso operativo corretto è il seguente:

1. Verifica che il prodotto rientri nell’ambito di applicazione dell’Allegato VIII (miscela pericolosa per la salute o per effetti fisici).
2. Genera l’UFI tramite il tool ECHA con il tuo VAT number UE e un numero di formulazione interno progressivo.
3. Prepara il dossier di notifica PCN con composizione, classificazione e informazioni di emergenza.
4. Deposita la notifica sul portale PCN dell’ECHA prima dell’immissione sul mercato.
5. Inserisci l’UFI nell’etichetta CLP nella sezione informazioni supplementari, con il prefisso ‘UFI:’.
6. Aggiorna la SDS (sezione 1) con l’UFI per coerenza documentale.
7. Monitora le variazioni di formulazione e verifica se superano le soglie di tolleranza.

Casi particolari: prodotti multipack, miscele concentrate e ri-etichettatura

Alcuni scenari richiedono attenzione specifica:

• Prodotto concentrato + istruzioni di diluizione: si notifica il prodotto come commercializzato (concentrato). La diluizione finale è responsabilità dell’utilizzatore, salvo che il prodotto sia fornito già diluito.
• Set/kit multi-componente: se i componenti sono pericolosi singolarmente, ciascuno richiede il proprio UFI. L’imballaggio esterno può riportare tutti gli UFI dei componenti inclusi.
• Ri-etichettatura per conto terzi (private label): il soggetto che immette sul mercato è il responsabile della notifica PCN e dell’UFI in etichetta, anche se la formula è fornita dal produttore originale. Occorre un accordo scritto su chi detiene la notifica PCN.
• Importatori extra-UE: chi importa miscele pericolose da fuori UE deve procedere autonomamente con notifica PCN e generazione UFI, indipendentemente da quanto fatto dal produttore nel Paese di origine.

Sanzioni e controlli

L’Allegato VIII del Reg. (CE) 1272/2008 è applicato dalle autorità di controllo nazionali (in Italia, il Ministero della Salute, INAIL e autorità locali nell’ambito di ispezioni REACH/CLP). Le sanzioni per mancanza dell’UFI rientrano nelle violazioni delle disposizioni di etichettatura CLP e possono comportare il ritiro del prodotto dal mercato, oltre alle sanzioni amministrative previste dal D.Lgs. 186/2011 e successive modifiche.

Domande frequenti

Cos’è l’UFI e quando è obbligatorio?

L’UFI (Unique Formula Identifier) è un codice alfanumerico di 16 caratteri che identifica univocamente una formulazione pericolosa notificata al PCN dell’ECHA. È obbligatorio in etichetta CLP per le miscele pericolose destinate ai consumatori dal 1° gennaio 2021, alle imprese professionali dal 1° gennaio 2022 e al settore industriale dal 1° gennaio 2024.

Come si genera l’UFI?

L’UFI si genera gratuitamente tramite il tool online dell’ECHA (UFI generator) inserendo il VAT number del formulatore e un numero di formulazione scelto dall’azienda. Lo stesso UFI va riportato sulla notifica PCN e sull’etichetta del prodotto.

Dove si posiziona l’UFI sull’etichetta?

Il Reg. (UE) 2017/542 stabilisce che l’UFI deve figurare nella sezione dell’etichetta dedicata alle informazioni supplementari. Deve essere visibile, leggibile e indelebile. Il prefisso obbligatorio è ‘UFI:’ seguito dal codice.

Se cambio la formulazione devo generare un nuovo UFI?

Dipende dall’entità della variazione. Le modifiche entro le soglie di tolleranza dell’Allegato VIII non richiedono un nuovo UFI. Se si aggiunge un componente pericoloso o cambia la classificazione, è necessario un nuovo UFI e una nuova notifica PCN.

Il codice UFI vale in tutta l’UE?

Sì. La notifica PCN centralizzata tramite il portale ECHA è valida in tutti gli Stati membri e sostituisce le vecchie notifiche nazionali separate, garantendo accesso unificato ai centri antiveleni europei.

Fonti ufficiali

• ECHA — Centri antiveleni e notifiche PCN
• Reg. (UE) 2017/542 — Allegato VIII del Reg. (CE) 1272/2008 (EUR-Lex)
• ECHA UFI Generator — strumento di generazione codici