Notifica CPNP: come si registra un cosmetico

La notifica CPNP (Cosmetic Products Notification Portal) è un obbligo senza eccezioni: nessun cosmetico può essere legalmente venduto nell’Unione Europea prima che la Persona Responsabile lo abbia notificato nel portale (art. 13, Reg. CE 1223/2009). Eppure è uno degli adempimenti più frequentemente dimenticati o gestiti in ritardo, soprattutto da PMI che lanciano nuovi prodotti, importatori alle prime esperienze con il mercato UE, e rivenditori che assumono il ruolo di PR senza rendersene conto.

Questa guida descrive passo dopo passo come accedere al portale CPNP tramite credenziali EU Login (ex ECAS), quali dati raccogliere prima di aprire la sessione di notifica, cosa inserire in ogni sezione del form e come gestire aggiornamenti e correzioni successivi.

Chi deve notificare e quando

L’obbligo di notifica grava sulla Persona Responsabile (PR), non sul distributore. La PR deve notificare prima dell’immissione in commercio: non esiste un termine retroattivo — se il prodotto è già in vendita senza notifica, è già in violazione. I casi più comuni:

• Fabbricante UE che immette il prodotto direttamente: notifica prima della prima messa in vendita.
• Importatore UE da paesi extra-UE: notifica prima del primo lotto importato e venduto.
• Rivenditore con marchio proprio (private label): notifica prima del lancio del brand.
• Soggetto designato per iscritto come PR da un fabbricante straniero: notifica a proprio nome prima dell’immissione.

Se la stessa formula viene venduta in più paesi UE, è sufficiente una sola notifica: il portale CPNP è unico per tutta l’UE. Va indicato il/i paese/i di immissione in commercio nella notifica stessa.

Creare le credenziali EU Login (ex ECAS)

L’accesso al CPNP avviene tramite EU Login, il sistema di Single Sign-On delle istituzioni europee. I passaggi per creare l’account:

1. Visitare la pagina EU Login: https://webgate.ec.europa.eu/cas/login
2. Cliccare su “Crea un account” e compilare il modulo con nome, cognome e indirizzo e-mail (preferibilmente aziendale, non personale).
3. Ricevere il link di attivazione via e-mail e impostare la password.
4. Accedere alla pagina del CPNP (https://cpnp.ec.europa.eu) usando le stesse credenziali EU Login.
5. Al primo accesso, il sistema chiede se si è PR (“Responsible Person”) o si accede per conto terzi (consulente). Selezionare il ruolo corretto.

L’account EU Login è personale ma può essere delegato: la PR può autorizzare un consulente esterno a operare per suo conto senza cedere le credenziali principali, usando la funzione di delega del portale.

Preparare i dati prima di aprire la notifica

Aprire una sessione di notifica a metà senza avere tutti i dati porta a errori e a notifiche incomplete che restano in stato “bozza” (non valide). Prima di iniziare, raccogliere:

Compilare il form CPNP: le sezioni principali

Il portale CPNP è strutturato in tab sequenziali. Una volta effettuato l’accesso e creata una nuova notifica, le sezioni da compilare sono:

1. Product name and category: inserire il nome commerciale del prodotto e selezionare la categoria cosmetica appropriata dalla lista standardizzata UE.
2. Responsible Person: i dati della PR vengono precompilati dall’account, ma devono essere verificati (nome, indirizzo, contatto).
3. Country of origin: paese di fabbricazione per i prodotti importati da paesi terzi.
4. Countries of placement on the market: selezionare tutti gli Stati Membri dove il prodotto sarà venduto.
5. Formula: inserire gli ingredienti in formato INCI. Il sistema riconosce i nomi INCI standard e segnala incongruenze. Le concentrazioni possono essere indicate in range (%w/w).
6. Frame formula (opzionale): per linee di prodotti con piccole variazioni di formula, il CPNP consente la notifica tramite “frame formula” che raggruppa più varianti sotto un’unica notifica madre.
7. Product photo: caricare almeno un’immagine dell’imballaggio esterno in formato digitale.
8. Medical emergency contacts: per ogni paese di vendita, indicare il centro antiveleni locale o il numero dedicato alle emergenze mediche H24.
9. Special populations and claims: indicare se il prodotto è destinato a bambini sotto 3 anni o per igiene intima, e i principali claim funzionali.

Notifica completata: cosa si ottiene

Una volta inviata la notifica, il sistema CPNP assegna un numero di notifica univoco. Questo numero:

• Non compare sull’etichetta del prodotto (non è un obbligo di etichettatura).
• Viene richiesto dalle autorità competenti in caso di ispezione o controllo di mercato.
• Deve essere comunicato al distributore o alle autorità se richiesto.
• È accessibile sempre tramite il portale CPNP dalla sezione “My notifications”.

La notifica non ha scadenza, ma va aggiornata se cambiano formula, PR o paesi di commercializzazione.

Gestire aggiornamenti e correzioni

Il portale CPNP consente di modificare una notifica esistente. Le modifiche più comuni e i relativi obblighi:

• Cambio di un ingrediente o della sua concentrazione: aggiornamento obbligatorio prima che il nuovo lotto sia messo in commercio.
• Cambio della PR (es. cambio importatore): la nuova PR deve creare una notifica propria o richiedere il trasferimento della notifica esistente.
• Aggiunta di un paese UE: si aggiunge il paese alla notifica esistente senza bisogno di una nuova notifica.
• Correzione di un errore tipografico nel nome: si può correggere direttamente senza creare una nuova notifica.

Errori frequenti da evitare

1. Notificare senza aver completato la valutazione di sicurezza: il portale accetta la notifica anche senza il PIF completo, ma questo non rende il prodotto conforme. La valutazione firmata deve esistere prima dell’immissione in commercio.
2. Usare nomi di ingredienti non INCI: il portale segnala le incongruenze, ma non sempre blocca l’invio. Un elenco con nomi chimici non standard non è corretto ai fini dell’art. 19.
3. Non indicare tutti i paesi di vendita: se si vende anche su marketplace europei (es. Amazon.de, Amazon.fr), ogni paese deve essere incluso.
4. Non aggiornare dopo una riformulazione: vendere un prodotto riformulato con la notifica della versione precedente è una non conformità rilevabile in ispezione.

Domande frequenti

Cos’è il CPNP e chi deve usarlo?

Il CPNP è la piattaforma online dove la Persona Responsabile deve notificare ogni cosmetico prima dell’immissione in commercio nell’UE (art. 13 del Reg. CE 1223/2009). Non esiste esenzione: nessun cosmetico può essere venduto nell’UE senza notifica CPNP attiva.

Come si accede al portale CPNP?

Tramite le credenziali EU Login (ex ECAS), create su webgate.ec.europa.eu. Al primo accesso al portale CPNP, si seleziona il ruolo (Persona Responsabile o delegato) e si può iniziare a creare notifiche.

Quali informazioni servono per completare la notifica CPNP?

Nome e categoria del prodotto, dati della PR, paese di origine, elenco INCI con concentrazioni, contatti per emergenze mediche H24 per ogni paese di vendita, immagine della confezione. Per prodotti con nanomateriali o particolari ingredienti, dati aggiuntivi specifici.

La notifica CPNP ha un costo?

No, il portale CPNP è gratuito. I costi riguardano solo la preparazione interna del dossier (tempo, consulenze tecniche per la formula e la valutazione di sicurezza).

Va aggiornata la notifica CPNP se cambia la formula?

Sì. Qualsiasi modifica agli ingredienti, alla PR o ai paesi di commercializzazione richiede l’aggiornamento della notifica prima che il nuovo lotto venga messo in commercio.

Fonti ufficiali

• Portale CPNP — Commissione Europea
• Regolamento CE 1223/2009 — EUR-Lex (art. 13)
• Ministero della Salute — Cosmetici e portale CPNP